Rozdziały I-III

Rozdziały I-III – część ogólną, udostępniam dla wszystkich chętnych, aby mogli skorzystać z tej wiedzy przed dokonaniem zakupu oraz ocenić czy taka forma poradnika spełnia ich oczekiwania oraz zaspokaja potrzeby.

Przepisy z rozdziału II, wg stanu prawnego na dzień 31.12.2025 r., pokolorowałam w takim zakresie, w jakim korzystałam podczas pisania poradników. Zostaną one udostępnione wszystkim, którzy zakupią jeden z poradników.

I. WSTĘP

Wiele lat temu, jako młoda jeszcze osoba pracująca w księgowości w Sp. z o. o. otrzymałam propozycję zorganizowania i prowadzenia księgowości w niewielkiej państwowej jednostce budżetowej (pjb),  wraz z przyjęciem stanowiska i odpowiedzialności głównego księgowego.

Spełniałam wymogi formalne niezbędne do objęcia tego stanowiska, więc pełna optymizmu przyjęłam wyzwanie, chociaż wiedziałam, że nie będzie mi łatwo wystartować, ponieważ nigdy wcześniej nie pracowałam w księgowości pjb, ani też nie uczestniczyłam w tworzeniu zakładowego planu kont oraz zasad (polityki) rachunkowości.

Była to jednostka powiatowa, podległa pod jednostkę wojewódzką w Warszawie. Główna księgowa jednostki wojewódzkiej przekazała mi kserokopie najważniejszych przepisów, w których były zawarte regulacje dotyczące księgowości pjb. Jednostka powiatowa istniała już od bardzo dawna, z niewielką liczbą pracowników, ale w zakresie księgowym była obsługiwana wcześniej przez jednostkę wojewódzką.

W tamtych czasach, w końcówce XX wieku, komputery w Polsce były jeszcze rzadkością, więc w wielu firmach było dużo maszynistek do pisania koniecznych pism, decyzji itp. Wraz z moim zatrudnieniem, w jednostce pojawiły się również komputery niezbędne do bieżącej pracy, więc maszynistki stały się zbędne. Dyrektor poinformował mnie, że pracowników do księgowości mam wytypować spośród  maszynistek, których nie można zwolnić z uwagi na brak środków na odprawy. I tak tworzyłam księgowość w mojej pierwszej pjb, zgłębiając przepisy, które za chwilę przekazywałam podległym pracownikom. Dodatkowo uczyłam pracowników podstaw obsługi komputera, programu księgowego oraz księgowości.

Z sukcesem wdrożyłam w tej jednostce księgowość oraz nowe osoby do pracy w pjb, z czego jestem dumna do dzisiaj. Wówczas uwierzyłam, że jak się czegoś bardzo chce, to jest to możliwe do osiągnięcia bez względu na różne przeszkody i trudności.

Pracowałam tam przez 10 lat i po mnie główną księgową na kolejne lata (ponad 15) została była maszynistka, która w okresie naszej 10-letniej owocnej współpracy zdobyła wymagane wykształcenie oraz z moją pomocą wdrożyła się do pracy w księgowości pjb.

Ja natomiast postanowiłam rozwijać się dalej w zakresie projektów dofinansowanych z Unii Europejskiej, które nie występowały jeszcze w małej jednostce powiatowej. Po złych doświadczeniach z różnymi firmami prywatnymi, wiedziałam już, że praca w pjb stanowi stabilne zatrudnienie, z gwarantowanym comiesięcznym wynagrodzeniem. Jednocześnie wiedziałam też, że jest to bardzo duży rynek pracy, na którym można i warto zaistnieć, bo pjb to ministerstwa, urzędy centralne, urzędy wojewódzkie, służby zespolone i niezespolone oraz inne państwowe jednostki budżetowe – centralne, wojewódzkie, powiatowe, terenowe, resortowe, itp.

Na stronie Kancelarii Prezesa Rady Ministrów (https://nabory.kprm.gov.pl) znalazłam ogłoszenie do pracy w służbie cywilnej w ministerstwie. Złożyłam wymagane dokumenty, wzięłam udział w naborze i tak zaczęła się moja przygoda z projektami unijnymi oraz pracą księgową pjb w bardzo dużych jednostkach, w których podległe mi pracownice pytały często o szkolenia z księgowości w pjb. Niestety nie mogłam im nic polecić, bo na rynku występowały ograniczone tematycznie kursy, prowadzone równocześnie dla różnych jednostek np. państwowych i samorządowych. Nie występowały natomiast opracowania oraz  szkolenia przeznaczone wyłącznie dla pracowników księgowości pjb.

Postanowiłam wypełnić tę niszę, wychodząc naprzeciw potrzebom pracowników już zatrudnionych w pjb, chcących poszerzyć i ugruntować swoją wiedzę z zakresu planowania, księgowości i sprawozdawczości w pjb oraz nowych osób, chętnych do podjęcia pracy w służbach finansowo-księgowych pjb.

Opracowałam poradniki dotyczące wyłącznie pjb, ułatwiające zgłębianie tajników wiedzy koniecznej do pracy w księgowości pjb oraz postanowiłam udostępnić przepisy, w oparciu o które opracowałam te poradniki. Mam nadzieję, że poradniki będą wsparciem dla wielu osób, chcących posiąść niezbędne podstawy do prawidłowego prowadzenia księgowości w pjb.

Podczas pisania kolejnych rozdziałów poradników, wracałam do poprzednich by je uzupełniać, dodawać nowe przykłady oraz pokazywać jak radzić sobie w nietypowych sytuacjach. Takie działanie powodowało konieczność nanoszenia zmian w wielu załącznikach: na formularzach planistycznych, na schematach księgowań, na zestawieniach oraz w sprawozdaniach. Starałam się zweryfikować wszystkie dane występujące w załącznikach i mam nadzieję, że wszystko jest spójne i zrozumiałe. Gdyby jednak okazało się, że w poradnikach występują jakieś niejasności oraz trudne do zrozumienia przykłady, to proszę o informowanie mnie o tym, pisząc na adres ksiegowosc.pjb@wp.pl. Postaram się, w miarę możliwości czasowych, szczegółowo wyjaśnić każdy zgłoszony przypadek.

II. PRZEPISY

Poniżej wymienię najważniejsze przepisy, w oparciu o które prowadzi się księgowość w pjb oraz udostępnię do nich linki z tekstami jednolitymi (do bezpłatnego pobrania w pdf).

Do każdego udostępnionego linku z aktem prawnym, wcześniej podaję jego pełną nazwę oraz moją skróconą, która wraz z numerem będzie przywoływana bezpośrednio w treści każdego z poradników. Taki sposób odwoływania się do przepisów wg mnie jest czytelniejszy i wygodniejszy do korzystania oraz przypisy z aktami prawnymi nie zajmą więcej miejsca niż samo opracowanie.

Gdyby się okazało, że w międzyczasie nastąpiło wygaśnięcie aktu, z powodu ogłoszenia nowego tekstu jednolitego, należy go odszukać na dole aktu, który już wygasł (wejść na Tekst jednolity dla aktu, potem na akt pierwotny i następnie na dole na Informacja o tekście jednolitym, wybierając zawsze ze statusem „obowiązujący”).

Kompletne i aktualne akty prawne do samodzielnego wyszukiwania są dostępne bezpłatnie na następujących stronach: Internetowy System Aktów Prawnych http://isap.sejm.gov.pl/ oraz na stronie Rządowego Centrum Legislacji wraz z całą historią procesu legislacyjnego w Polsce http://www.rcl.gov.pl/.

Linki, które udostępniam pochodzą ze strony ISAP – Internetowego Systemu Aktów Prawnych:

  1. ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120 z późn. zm.) – „ustawa o rachunkowości (1)”;

https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20230000120

  1. ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 1483 z późn. zm.) – „ustawa o finansach publicznych (2)”;

https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20250001483

  1. ustawa z dnia 16 grudnia 2016 r. o zasadach zarządzania mieniem państwowym (Dz. U. z 2024 r. poz. 125 z późn. zm.) – „ustawa o zarządzaniu mieniem (3)”;

https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20240000125

  1. ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2025 r. poz. 278 z późn. zm.) – „ustawa o pdop (4)”;

https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20250000278

  1. rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 stycznia 2025 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2025 r. poz. 133) – „rozporządzenie w sprawie sprawozdawczości budżetowej (5)”;

https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20250000133

  1. rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 513 z późn. zm.) – „rozporządzenie w sprawie klasyfikacji budżetowej (6)”;

https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20220000513

  1. rozporządzenie Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 17 grudnia 2020 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2023 r. poz. 652) – „rozporządzenie w sprawie sprawozdań z operacji finansowych (7)”;

https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20230000652

  1. rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. z 2020 r. poz. 342 z późn. zm.) – „rozporządzenie w sprawie rachunkowości (8)”;

https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20200000342

  1. rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 2 grudnia 2010 r. w sprawie szczegółowego sposobu i trybu finansowania inwestycji z budżetu państwa (Dz. U. Nr 238 poz. 1579) – „rozporządzenie w sprawie finansowania inwestycji (9)”;

https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20102381579

  1. rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1718) – „rozporządzenie w sprawie gospodarki finansowej (10)”;

https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20190001718

  1. rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 3 października 2016 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) (Dz. U. poz. 1864) – „rozporządzenie w sprawie KŚT (11)”;

https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20160001864

  1. rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 15 stycznia 2014 r. w sprawie szczegółowego sposobu wykonania budżetu państwa (Dz. U. z 2025 r. poz. 1375) – „rozporządzenie w sprawie wykonania budżetu (12)”;

https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20250001375

  1. rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2010 r. w sprawie rodzajów i trybu dokonywania operacji na rachunkach bankowych prowadzonych dla obsługi budżetu państwa w zakresie krajowych środków finansowych oraz zakresu i terminów udostępniania informacji o stanach środków na tych rachunkach (Dz. U. z 2024 r. poz. 436) – „rozporządzenie w sprawie operacji na rachunkach bankowych (13)”;

https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20240000436

  1. rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 grudnia 2011 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej w układzie zadaniowym (Dz. U. z 2021 r. poz. 1731) – „rozporządzenie w sprawie sprawozdawczości w układzie zadaniowym (14)”;

https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20210001731

  1. rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 21 października 2019 r. w sprawie szczegółowego sposobu gospodarowania składnikami rzeczowymi majątku ruchomego Skarbu Państwa (Dz. U. z 2025 r. poz. 228) – „rozporządzenie w sprawie gospodarowania składnikami rzeczowymi majątku (15)”;

https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20250000228

  1. ustawa z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej ((Dz. U. z 2024 r. poz. 1799 z późn. zm.) – „ustawa o statystyce publicznej (16)”;

https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20240001799

  1. rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 7 maja 2021 r. w sprawie określenia działań informacyjnych podejmowanych przez podmioty realizujące zadania finansowane lub dofinansowane z budżetu państwa lub z państwowych funduszy celowych (Dz. U. poz. 953 z późn. zm.) – „rozporządzenie w sprawie działań informacyjnych (17)”;

https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20210000953

  1. Ustawa z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 1484 – „ustawa o dyscyplinie finansów publicznych (18)”;

https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20250001484

  1. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 13 lipca 2025 r. w sprawie szczegółowego sposobu, trybu i terminów opracowania materiałów do projektu ustawy budżetowej (Dz. U. poz. 984 z późn. zm.) – „nota budżetowa (19);

https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20250000984

  1. Ustawa z dnia 21 listopada 2024 r. o szczególnych rozwiązaniach służących realizacji ustawy budżetowej na rok 2025 (Dz. U. poz. 1925 z późn. zm.) – „ustawa okołobudżetowa na rok 2025 (20);

https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20240001925

  1. Ustawa budżetowa na rok 2025 z dnia 9 stycznia 2025 r. (Dz. U. poz. 63) – „ustawa budżetowa na rok 2025 (21)”;

https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20250000063

  1. Ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. z 2024 r. poz. 409 z późn. zm.) – „ustawa o służbie cywilnej (22);

https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20240000409

  1. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 2 lutego 2010 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej zatrudnionych w urzędach administracji rządowej i pracowników innych jednostek (Dz. U. z 2023 r. poz. 467 z późn. zm.) – „rozporządzenie w sprawie wynagrodzeń poza ksc (23)”;

https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20230000467

  1. Ustawa z dnia 3 marca 2000 r. o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi (Dz. U. z 2019 r. poz. 2136 z późn. zm.) – „ustawa kominowa (24)”;

https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20190002136

  1. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 kwietnia 2008 r. w sprawie warunków wynagradzania za pracę i przyznawania innych świadczeń związanych z pracą dla pracowników zatrudnionych w niektórych jednostkach państwowej sfery budżetowej (Dz. U. z 2025 poz. 1270 z późn. zm.) – „rozporządzenie w sprawie wynagrodzeń w niektórych jpsb (25)”;

https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20250001270

  1. Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 350 z późn. zm.) – „ustawa o sus (26)”;

https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20250000350

  1. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 14 grudnia 1998 r. w sprawie wysokości i trybu wypłaty wynagrodzenia płatnikom składek z tytułu wykonywania zadań z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz. U. nr 153 poz. 1005) – „rozporządzenie w sprawie wynagrodzenia płatnika składek (27)”;

https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU19981531005

  1. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 czerwca 2022 r. w sprawie wynagrodzenia płatnika i inkasenta z tytułu terminowego wpłacania podatków na rzecz budżetu państwa (Dz. U. poz. 1377) – „rozporządzenie w sprawie wynagrodzenia płatnika podatków (28)”;

https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20220001377

  1. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 4 grudnia 2009 r. w sprawie klasyfikacji części budżetowych oraz określenia ich dysponentów (Dz. U. z 2023 poz. 2201 z późn. zm.) – „rozporządzenie w sprawie części budżetowych (29)”;

https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20230002201

  1. Ustawa z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz. U. z 2025 r. poz. 560) – „ustawa o DWR (30)”;

https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20250000560

  1. Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2024 r. poz. 288) – „ustawa o ZFŚS (31)”;

https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20240000288

  1. Ustawa z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. z 2025 r. poz. 913 z późn. zm.) – „ustawa o PFRON (32)”;

https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20250000913

  1. Ustawa z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz. U. z 2024 r. poz. 427 z późn. zm.) – „ustawa o PPK (33)”;

https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20240000427

  1. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz. U. z 2025 r. poz. 58) – „rozporządzenie w sprawie BHP (34)”;

https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20250000058

  1. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2023 r. poz. 2190) – „rozporządzenie w sprawie podróży służbowych (35)”;

https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20230002190

  1. Obwieszczenie Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego z dnia 19 lutego 2025 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2024 r. i w drugim półroczu 2024 r. (M.P. poz. 148) – „wynagrodzenie do ZFŚS (36);

https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WMP20250000148

  1. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 2023 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (Dz. U. poz. 2715) – „rozporządzenie dot. zakresu działania MRPiPS (37)”;

https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20230002715

  1. Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 z późn. zm.) – „ustawa o VAT (38)”;

https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20250000775

  1. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 6 maja 2020 r. w sprawie sposobu ewidencjonowania mienia Skarbu Państwa (Dz. U. z 2020 r. poz. 884) – „rozporządzenie dot. ewidencji mienia (39)”;

https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20200000884

  1. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 21 października 2019 r. w sprawie szczegółowego sposobu gospodarowania składnikami rzeczowymi majątku ruchomego Skarbu Państwa (Dz. U. z 2025 r. poz. 228) – „rozporządzenie dot. majątku ruchomego (40)”;

https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20250000228   

Oprócz wymienionych powyżej przepisów wydawane są Krajowe Standardy Rachunkowości (KSR), przez działający przy Ministrze Finansów Komitet Standardów Rachunkowości oraz Międzynarodowe Standardy Rachunkowości (MSR), wprowadzone do porządku prawnego Wspólnoty Rozporządzeniem 1606/2002 Parlamentu Europejskiego oraz Rady w sprawie stosowania międzynarodowych standardów rachunkowości, dostępne na stronie Ministerstwa Finansów pod następującymi linkami:

https://www.gov.pl/web/finanse/krajowe-standardy-rachunkowosci

https://www.gov.pl/web/finanse/miedzynarodowe-standardy-rachunkowosci

III. INFORMACJE OGÓLNE

Niezależnie od powyższych przepisów, udostępniam również linki pochodzące ze strony Ministerstwa Finansów oraz Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, z których materiały są bardzo pomocne, a czasami wręcz niezbędne do bieżącej pracy w pjb:

  1. ebs-trezor.mf.gov.pl/ Informatyczny System Obsługi Budżetu Państwa TREZOR 3.0, do którego dostęp nadawany jest przez jednostkę nadrzędną lub przez ustanowionych administratorów w pjb;
  2. https://mf-arch2.mf.gov.pl/web/bip/wyniki-wyszukiwania/?q=dokumentacja+u%C5%BCytkownika+trezor+3.0 Dokumentacja użytkownika TREZOR 3.0;
  3. https://www.gov.pl/web/finanse/szablony-instrukcja-i-druki4 Plan budżetu państwa  na lata 2025 – 2028 – szablony i instrukcje;
  4. https://www.gov.pl/web/finanse/nota-budzetowa5  Załączniki do noty budżetowej po nowelizacjach;
  5. https://www.gov.pl/web/finanse/dokumentacja-uzytkownika – Sprawozdawczość oraz Planowanie;
  6. https://www.gov.pl/web/finanse/budzet-zadaniowy – Struktura układu zadaniowego, formularze oraz Aplikacja TrezorBZ;
  7. https://www.gov.pl/web/finanse/wytyczne-sytuacja-makroekonomiczna – Wytyczne dotyczące stosowania jednolitych wskaźników makroekonomicznych będących podstawą oszacowania skutków finansowych projektowanych ustaw;
  8. https://nabory.kprm.gov.pl – Ogłoszenia do pracy w Korpusie Służby Cywilnej.

Zgodnie z art. 9 ustawy o finansach publicznych (2) sektor finansów publicznych tworzą:

1) organy władzy publicznej, w tym organy administracji rządowej, organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz sądy i trybunały; 2) jednostki samorządu terytorialnego oraz ich związki; 2a) związki metropolitalne; 3) jednostki budżetowe (państwowe i samorządowe); 4) samorządowe zakłady budżetowe; 5) agencje wykonawcze; 6) instytucje gospodarki budżetowej; 7) państwowe fundusze celowe; 8) Zakład Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez niego fundusze oraz Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze zarządzane przez Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego; 9) Narodowy Fundusz Zdrowia; 10) samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej; 11) uczelnie publiczne; 12) Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne; 13) państwowe i samorządowe instytucje kultury; 14) inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych, z wyłączeniem przedsiębiorstw, instytutów badawczych, instytutów działających w ramach Sieci Badawczej Łukasiewicz, banków oraz spółek prawa handlowego; 15) Bankowy Fundusz Gwarancyjny.

Każda wymieniona powyżej jednostka sektora finansów publicznych posiada swoją odrębną specyfikę, również w zakresie planowania, księgowości i sprawozdawczości.

Niniejsze opracowanie odnosi się tylko do państwowych jednostek budżetowych,  w 1/2 części zawartych w powyższym pkt 3 z art. 9 ustawy o finansach publicznych (2) oraz dedykowane jest osobom, które chcą zgłębiać wiedzę wyłącznie w tym zakresie. Mimo tak zawężonej tematyki, nadal jest to ogrom wiedzy, którą trzeba poznawać systematycznie i najlepiej mieć możliwość równoczesnego stosowania jej w praktyce.

W opracowaniu są zawarte absolutne podstawy w pigułce, dzięki którym osoby nie mające  wiedzy i doświadczenia mogą bezpiecznie wypływać na szerokie wody oraz przyjąć również obowiązki głównego księgowego w pjb, tak jak ja uczyniłam to wiele lat temu.

Zgodnie z art. 54 ust. 2 ustawy o finansach publicznych (2) głównym księgowym, co do zasady, może być osoba, która:

1) ma obywatelstwo państwa członkowskiego Unii Europejskiej, Konfederacji Szwajcarskiej lub państwa członkowskiego Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) – strony umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym, chyba że odrębne ustawy uzależniają zatrudnienie w jednostce sektora finansów publicznych od posiadania obywatelstwa polskiego; 2) ma pełną zdolność do czynności prawnych oraz korzysta z pełni praw publicznych; 3) nie była prawomocnie skazana za przestępstwo przeciwko mieniu, przeciwko obrotowi gospodarczemu, przeciwko działalności instytucji państwowych oraz samorządu terytorialnego, przeciwko wiarygodności dokumentów lub za przestępstwo skarbowe; 4) posiada znajomość języka polskiego w mowie i piśmie w zakresie koniecznym do wykonywania obowiązków głównego księgowego; 5) spełnia jeden z poniższych warunków: a) ukończyła ekonomiczne jednolite studia magisterskie, ekonomiczne wyższe studia zawodowe, uzupełniające ekonomiczne studia magisterskie lub ekonomiczne studia podyplomowe i posiada co najmniej 3-letnią praktykę w księgowości, b) ukończyła średnią, policealną lub pomaturalną szkołę ekonomiczną i posiada co najmniej 6-letnią praktykę w księgowości, c) jest wpisana do rejestru biegłych rewidentów na podstawie odrębnych przepisów, d) posiada certyfikat księgowy uprawniający do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych albo świadectwo kwalifikacyjne uprawniające do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, wydane na podstawie odrębnych przepisów.

Zgodnie z art. 28 ustawy o służbie cywilnej (22) ogłoszenia o pracę w służbie cywilnej, w tym na stanowisko głównego księgowego, dla jednostek już istniejących, są zamieszczane na stronie Kancelarii Prezesa Rady Ministrów (https://nabory.kprm.gov.pl).

Nie wszystkie stanowiska w pjb są zakwalifikowane do służby cywilnej i te ogłoszenia mogą być udostępniane na różnych portalach np. na pracuj.pl oraz bezpośrednio na stronie pjb.

Bywa i tak, że główny księgowy jest poszukiwany do nowej, dopiero powstającej pjb. Zanim podejmie się decyzję o przyjęciu takiej propozycji, warto wcześniej zgłębić wiedzę dotyczącą  zasad funkcjonowania pjb, która pozwoli uniknąć wielu problemów w nowej jednostce.

W oparciu o art. 12 ust. 1 pkt 1 ustawy o finansach publicznych (2) państwowe jednostki budżetowe tworzą, łączą i likwidują: ministrowie, kierownicy urzędów centralnych, wojewodowie oraz inne organy działające na podstawie odrębnych ustaw.

Tworząc jednostkę budżetową, organ ją tworzący, nadaje jej statut, chyba że odrębne ustawy stanowią inaczej, oraz określa mienie przekazywane tej jednostce w zarząd.

Należy tutaj szczególną uwagę zwrócić na to, aby nowo utworzona jednostka otrzymała miejsce na swoją siedzibę (nawet bardzo niewielkie – tymczasowe) oraz chociaż jeden komputer z dostępem do internetu. Posiadanie adresu pozwoli na dokonanie wymaganych przepisami prawa zgłoszeń i rejestracji jednostki, tj. do GUS (uzyskanie numeru REGON), Urzędu Skarbowego (uzyskanie numeru NIP), ZUS (dokonanie zgłoszenia płatnika składek oraz zgłoszenia zatrudnionych pracowników), NBP (założenie niezbędnych rachunków bankowych), PFRON (zgłoszenie pracowników do obowiązkowych wpłat), PPK (zgłoszenie pracowników do dobrowolnych wpłat).

Bardzo ważne jest również aby organ tworzący jednostkę zapewnił jej budżet na start, tj. na niezbędne wydatki bieżące, w tym na wymagane wyposażenie i sprzęt, m. in. na zakup programu finansowo-księgowego (licencję z wydatków majątkowych lub usługę z wydatków bieżących) oraz na wynagrodzenia wraz z pochodnymi, dla koniecznych do zatrudnienia pracowników. Dopiero po dokonaniu wszystkich zgłoszeń i rejestracji jednostka może sięgać po rezerwy celowe i ogólne na działalność merytoryczną, mając zapewnioną siedzibę,  wyposażenie oraz zatrudnionych niezbędnych pracowników ds. administracji i ds. finansów.

Brak siedziby oraz budżetu startowego spowoduje patową sytuację, skazującą kierownika pjb na dyscyplinę finansów publicznych, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o dyscyplinie finansów publicznych (18), jeśli podpisze umowę na wynajem lokalu na siedzibę jednostki, tj. zaciągnie zobowiązanie bez środków zabezpieczonych w planie finansowym, czym naruszy zasadę zapisaną w art. 46 ust. 1 ustawy o finansach publicznych (2) oraz w § 23 rozporządzenia w sprawie gospodarki finansowej (10).

Zgodnie z art. 114 ust. 1 i ust. 4 ustawy o finansach publicznych (2) budżet państwa składa się z części odpowiadających organom władzy publicznej, którymi dysponują dysponenci części budżetowej, jeżeli odrębne ustawy nie stanowią inaczej.

Dochody i wydatki w pjb ujmuje się w odpowiedniej klasyfikacji budżetowej, wg części – art. 114 ust. 5 ustawy o finansach publicznych (2) oraz wg działów i rozdziałów oraz paragrafów – art. 39 ust. 1 ustawy o finansach publicznych (2).

Szczegółowa klasyfikacja części budżetowych zawarta jest rozporządzeniu w sprawie części budżetowych (29), natomiast klasyfikacja działów, rozdziałów oraz paragrafów klasyfikacji budżetowej zawarta jest w rozporządzeniu w sprawie klasyfikacji budżetowej (6).

Klasyfikacja budżetowa występuje na każdym etapie planowania dochodów i wydatków budżetowych, w procesie ewidencji księgowej oraz podczas sporządzania sprawozdań budżetowych.

W niniejszym opracowaniu zastosowano paragrafy klasyfikacji budżetowej wyszczególnione: dla dochodów w załączniku 1 oraz dla wydatków w załączniku 2.

Oprócz wymienionych w załączniku 2 paragrafów wydatków, dla wydatków występuje jeszcze symbol 4990, o którym mowa w § 8 ust. 4 instrukcji sporządzania sprawozdania Rb-28 (str. 70) rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej (5). Symbol 4990 stosuje się w sytuacjach wyjątkowych, niezależnych od jednostki, dopuszcza się aby niewłaściwe obciążenia oraz uznania rachunków bieżących wykazywać do czasu ich wyjaśnienia, wprowadzając symbol 4990 zamiast paragrafu, wraz z możliwością wykazania go w sprawozdawczości budżetowej. Niewłaściwe obciążenie rachunku wykazuje się na stronie Ma zapisem dodatnim, a niewłaściwe uznania rachunku na stronie Ma jako liczbę ujemną. Niewłaściwe przelewy środków powinny być wyjaśnione i rozliczone w następnym okresie sprawozdawczym. Ewidencja niewłaściwego uznania rachunku liczbą ujemną po stronie Ma, zastosowaną dla symbolu 4990, jest konsekwencją technicznego zapisu ujemnego, który ma zapewnić czystość obrotów stron, tj. prawidłową wysokość obrotów oraz niezbędne dane do wymaganej sprawozdawczości. W opisie do kont w rozporządzeniu w sprawie rachunkowości (8) na str. 25 znajduje się informacja o obowiązku zachowania zasady czystości obrotów dla konta 130. Zasadę tę należy stosować również do innych kont, z których salda i obroty są niezbędne do sporządzenia sprawozdawczości budżetowej. Techniczny zapis ujemny zostanie pokazany na schematach księgowań w części Księgowość w rozdziale 5. Dochody i należności oraz w rozdziale 6. Wydatki bieżące i świadczenia oraz ZFŚS.

Wiodącą informacją jest część budżetowa, dla której sporządza się odrębne formularze planistyczne oraz sprawozdawcze. Niektórzy Ministrowie są dysponentami większej liczby niż jedna część budżetowa, np. Minister Rodziny i Polityki Społecznej (części 31, 44 i 63), Minister Klimatu i Środowiska (części 41, 47 i 51), Minister Rozwoju i Technologii (części 18 i 20).

Informacje na ten temat wynikają z rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie szczegółowego zakresu działania, wydanego odrębnie dla każdego Ministra i znajdują się na stronie każdego ministerstwa oraz są ogłaszane w Dzienniku Ustaw, np. dla  Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w rozporządzeniu dot. zakresu działania MRPiPS (37).

W większości przypadków pjb występują wyłącznie w jednej części budżetowej oraz w jednym dziale i rozdziale. Jednak w wyniku różnych reorganizacji może się to zmienić, więc wskazane jest, aby w planie kont jednostki była wprowadzona część budżetowa (jej dwucyfrowy numer) oraz przynajmniej 5 cyfrowy numer rozdziału (3 pierwsze cyfry rozdziału to dział), a wówczas możliwe będzie automatyczne tworzenie formularzy planistycznych i sprawozdawczych oraz różnych wydruków wg części budżetowej, działu i rozdziału.

Oprócz klasyfikacji budżetowej, występuje również klasyfikacja w układzie zadaniowym, mająca zastosowanie w pjb do wydatków, w tym w zakresie planowania, ewidencji księgowej i sprawozdawczości – art. 1 pkt 8, art. 2 pkt 3, art. 40 ust. 3 pkt 2, art. 41 ust. 4 ustawy o finansach publicznych (2). Budżet zadaniowy jest omówiony szczegółowo na stronie Ministerstwa Finansów pod następującym linkiem: https://www.gov.pl/web/finanse/budzet-zadaniowy. Natomiast Katalog funkcji, zadań, podzadań i działań budżetowych na 2025 rok wraz z indykatywnymi kluczami przejścia oraz Zestawienie zbiorcze celów i mierników zadań budżetowych na rok 2025 jest opublikowany na stronie Ministerstwa Finansów pod  linkiem: https://www.gov.pl/web/finanse/2025-rok-bz, zgodnie z § 7 noty budżetowej (19), w której w rozdziale 7 (str. 68) załącznika nr 41 (str. 149 Dziennika Ustaw) omówione są zasady ogólne oraz zawarty jest szczegółowy opis struktury układu zadaniowego.

Zgodnie z art. 124 ust. 1 ustawy o finansach publicznych (2) wydatki budżetu państwa dzielą się na następujące grupy wydatków:

1) dotacje i subwencje; 2) świadczenia na rzecz osób fizycznych; 3) wydatki bieżące jednostek budżetowych; 4) wydatki majątkowe; 5) wydatki na obsługę długu Skarbu Państwa; 6) wydatki na realizację programów finansowanych z udziałem środków, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 2, w tym wydatki budżetu środków europejskich; 7) środki własne Unii Europejskiej,

które szczegółowo omówiono w art. 124 ust. 2 – 5 oraz w art. 125 – 133 ustawy o finansach publicznych (2).

Zgodnie z art. 116 ustawy o finansach publicznych (2) w załącznikach do ustawy budżetowej  (21), stanowiącej podstawę pracy dla służb finansowo-księgowych, ujmuje się:

  • dochody wg źródeł dochodów oraz części i działów klasyfikacji budżetowej,
  • wydatki w podziale na części, działy i rozdziały klasyfikacji budżetowej wydatków oraz grupy wydatków.

Wykonywanie dochodów i wydatków budżetu państwa następuje przez dysponentów części budżetowych (umownie: pierwszego stopnia) oraz dysponentów drugiego i trzeciego stopnia – art. 198 pkt 1 ustawy o finansach publicznych (2) oraz § 3 rozporządzenia w sprawie wykonywania budżetu (12).

W niniejszym opracowaniu omówione są zasady planowania, ewidencji księgowej oraz sprawozdawczości wyłącznie dla dysponentów trzeciego stopnia, którzy przekazują efekty swojej pracy do dysponentów wyższego stopnia (drugiego lub dysponentów części budżetowych), do sporządzenia materiałów zbiorczych.

Wiedza konieczna do pracy w księgowości pjb u dysponenta trzeciego stopnia jest niezbędna również u dysponentów wyższego stopnia (drugiego i części), w celu wykonywania kontroli otrzymanych materiałów, przed włączeniem ich do zestawień zbiorczych.

Z zakresu informacji ogólnych bardzo istotne jest także to, że jednostki budżetowe są zwolnione z podatku dochodowego od osób prawnych – art. 6 ust. 1 pkt 3 (str. 22) ustawy o pdop (4).

Natomiast w zakresie podatku od towarów i usług (VAT) obowiązuje zwolnienie podmiotowe, z uwagi na bardzo niskie kwoty dochodów w pjb – art. 113 ust. 1 i ust. 9 (str. 325) ustawy o VAT (38). W oparciu o art. 113 ust. 4 podatnicy mogą zrezygnować z tego zwolnienia i zdarzyło mi się pracować w takich jednostkach, które były podatnikami podatku VAT, pomimo uzyskiwania niskich kwot dochodów (jednak są one bardzo nieliczne).

Ważną kwestią, która odnosi się również do państwowych jednostek budżetowych jest Krajowy System e-Faktur (KSeF), tj. specjalny centralny system teleinformatyczny, za pomocą którego, od 1 lutego 2026 r., z uwzględnieniem okresów przejściowych dla sytuacji określonych w art. 145l i art. 145m ust. 1 ustawy o VAT (38), trzeba będzie wystawiać i otrzymywać faktury oraz ich korekty, zgodnie z  art. 106ga. ust. 1 ustawy o VAT (38).

Wprowadzenie obligatoryjnego KSeF spowoduje, że faktury papierowe i obecne faktury elektroniczne, będą zastąpione fakturami ustrukturyzowanymi, wystawianymi i odbieranymi w KSeF, wg wzoru udostępnionego przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych – art. 2 pkt 32a oraz art. 106 gb ust. 1 i ust. 8 ustawy o VAT (38).

Dla potrzeb niniejszego opracowania przyjmuję, że wszystkie procesy planowania, ewidencji księgowej i sprawozdawczości zostaną ujęte u dysponenta trzeciego stopnia w części 16 – Kancelaria Prezesa Rady Ministrów, w dziale 750 – Administracja Publiczna, w rozdziale 75095 – Pozostała działalność oraz w klasyfikacji zadaniowej 1.3.1.3 – Przygotowywanie i  pozyskiwanie informacji, analiz oraz dokumentów i propozycji decyzji o charakterze strategicznym. Jednostka z numerem REGON 949494949 ma nazwę Wydawnictwo Naukowe, używa skrótu nazwy „WN” oraz prowadzi działalność wydawniczą, w całości finansowaną z budżetu państwa, z pominięciem różnych dofinansowań zewnętrznych. Siedziba jednostki posiada adres: 00-594 Warszawa  ul. Belwederska 23. Jednostka nie jest podatnikiem podatku VAT, gdyż uzyskuje roczne dochody poniżej kwoty 200.000 zł, więc korzysta ze zwolnienia podmiotowego określonego w art. 113 ust. 1  (str. 325) ustawy o VAT (38).

Programy wieloletnie oraz projekty finansowane z różnych źródeł, w tym ze środków Unii Europejskiej, nie są omawiane w niniejszym poradniku, gdyż stanowią bardzo rozległą wiedzę i wymagają odrębnego, szczegółowego opracowania.

Podobnie jest z rezerwami celowymi i ogólnymi oraz zapewnieniami finansowania, które także zostały pominięte w niniejszym opracowaniu. Z uwagi na ich obszerność oraz złożoność, należy je precyzyjnie omówić w poradniku dotyczącym wyłącznie rezerw oraz zapewnień finansowania.

Niniejszy poradnik, w skład którego wchodzą 3 części, mimo iż jest bardzo obszerny, zawiera wyłącznie podstawy z zakresu finansów państwowych jednostek budżetowych. Podstawy te, wraz ze wskazaniem przepisów prawa, mają pomóc w swobodnym poruszaniu się w gąszczu przepisów prawnych oraz umożliwić stawianie samodzielnych kroków w pjb. Z uwagi na to, że istnieje możliwość zakupienia oddzielnie dowolnej części poradnika, niektóre zapisy i/lub załączniki mogą się w niewielkim zakresie powtarzać w kolejnych częściach, aby zakupiona wyłącznie jedna część poradnika była kompletna i zrozumiała dla jego nabywcy.

Załączniki – 2 szt.